Hvordan dokumentere mobilbetalinger?

«Kan ni skicka mera pengar?» sang Cornelis Vreeswijk, men det er en stund siden det var nødvendig å skrive «brev från kolonien» for å be om å få overført noen kroner. Betalingsapplikasjoner på mobil gjør det enkelt å overføre penger – enten som vennetjeneste, til lag og foreninger eller i butikken. Men hvordan skal dette føres og dokumenteres i regnskapet?

Vipps, mCash og MobilePay er de betalingsapplikasjonene som per i dag konkurrerer om norske markedsandeler. Produktene har mange likheter, men også ulike kvaliteter med tanke på hvor egnet de er til å oppfylle dokumentasjonskravet i bokføringsloven. Det er ingen egne dokumentasjons- eller bokføringsbestemmelser vedrørende betaling via mobilapplikasjoner og det betyr i praksis at det er de ordinære reglene for betalingstransaksjoner som gjelder, også for betaling via mobil.

«Ein bykar som betalde cash kontant»

Når det mottas kontantbetaling via mobil, er hovedregelen at det fortløpende skal registreres som kontantsalg på et kasseapparat, terminal eller annet likeverdig system. I praksis er det nødvendig å definere en egen funksjon eller kode på kasseapparatet for å spesifisere at det betales med mobil, og videre hvilken betalingsapp som benyttes. Da er det mulig å avstemme oppgjør fra banken på lik linje med betalinger utført med bank- og kredittkort.

Når betalingsforpliktelsen overfor selger gjøres opp på et senere tidspunkt enn ved levering, regnes det som et kredittsalg. Hovedregelen ved kredittsalg er at selger utsteder et salgsdokument (faktura) til kjøper samtidig som, eller etter at varen er levert. Det må påsees at bankene som tilbyr betalingsløsning via mobilapplikasjoner ivaretar kravene til angivelse av partene og øvrige dokumentasjonskrav, samt kontrollspor og oppbevaring.

«Kroner en, kroner to, kroner tre, kroner fire»

Kontantsalg bokføres via dagsoppgjøret som også må spesifisere hva som er betalt med mobil. Sum betalinger med mobil føres som et totalbeløp inn på egen balansekonto. Det anbefales opprettelse av egne kontoer med kontonavn tilsvarende den aktuelle betalingsappen, f.eks. Vipps, mCash og MobilePay. Ved oppgjør fra banken avstemmes kontoen og gebyr bokføres. Ved avvik må det gjøres en mer detaljert kryssing av oppgjøret.

Ved kredittsalg må fakturaene føres via kontospesifikasjon. Betalingstransaksjonene må derfor føres per kunde og dokumenteres. Det anbefales videre at oppgjøret føres via egne mellomregningskontoer for hver betalingsapp.

«Ja, slik gikk det for seg på våres basar» – hva med lag og foreninger?

Noen aktører har valgt å rette seg spesielt inn mot lag og foreningsmarkedet, der mange aktører har en utfordring med kontanthåndtering.

Bruk av betalingsapper er veldig praktisk for lag og foreninger for å slippe utfordringene med håndtering av kontanter i mange ledd. De er ofte ikke bokføringspliktige og vil da ikke ha krav til å benytte kasseapparat.

Det er imidlertid utfordringer knyttet til spesifikasjon av hva det faktisk betales for når man bruker mobilapplikasjoner som betalingsmiddel. Noen applikasjoner gjør det mulig å definere varer og priser på forhånd slik at det kan gjenspeiles i oppgjøret fra banken. Det er en løsning å foretrekke.

Registering av salget genererer en rapport som kan skrives ut per dag og som videre lar seg avstemme mot oppgjør fra banken. Ved oppgjør trekkes det et gebyr som bør føres på egen konto.

Utfordringene knytter seg til å sikre at alt salg faktisk blir betalt og videre hva det er betalt for. Det er viktig å tenke på at dokumentasjonen som utstedes skal dokumentere salget og ikke bare selve betalingen. Bruk av enkelte applikasjoner krever at selgeren fysisk godkjenner kjøp på kundens telefon for å forsikre seg om at pengene faktisk overføres. En annen løsning er at selger «ber om penger» via applikasjonen og således sikrer fullstendighet i salget.

«Pengan skull gå te slalomheisann» – dokumenter at pengene kommer dit de skal

Som mottaker av penger via en mobilapp, enten det er oppgjør av varer og tjenester eller ved salg av kaffe og kaker for idrettslaget, er viktig å huske at det er de generelle dokumentasjons- og bokføringsbestemmelsene som gjelder. Det kan være greit å være kjent med disse kravene før man bestemmer seg for hvilken mobilapp man ønsker å benytte da applikasjonene per i dag har ulike kvaliteter og funksjoner. Det forventes for øvrig stor utvikling og økt bruk av denne typen tjenester i tiden fremover.

Kilde: www.sticos.no